Kas- en dagontvangstenboek

We krijgen vaak de vraag wat nu precies het onderscheid is tussen een kas- en dagontvangstenboek. In deze bijdrage lichten we de verschillen toe en verduidelijken we het belang van beide dagboeken.

We geven ook extra tips zodat je bij een fiscale controle niet voor onaangename verrassingen komt te staan. De inschrijvingen in de dagboeken moeten immers controleerbaar zijn en bewijskrachtig.

Wat is een kasboek?

De boekhoudwetgeving schrijft voor dat je de contante geldstromen binnen je onderneming noteert in een kasboek. Het kasboek vormt samen met de bankuittreksels het financiële dagboek en geeft op zich dus een overzicht van de cash ontvangsten en uitgaven.

Betaal je bijvoorbeeld een leverancier met cash geld of stort je een gedeelte van de kas op je bankrekening dan breng je deze bedragen in mindering van het kassaldo, er gaat immers geld uit de kas. Ontvang je daarentegen cash geld van een klant of stort je geld bij vanuit de bank in de kas dan komen deze bedragen bovenop het kassaldo, er komt dan geld bij in de kas.

Wat is een dagontvangstenboek?

De btw-wetgeving schrijft voor dat je een overzicht bijhoudt van de verkopen waarvoor je geen factuur hoeft op te maken. In de praktijk gaat het dan meestal om leveringen van goederen of verrichten van diensten aan particulieren. Je kan natuurlijk wel altijd spontaan een verkoopfactuur opmaken, dan hoef je die omzet niet op te nemen in het dagontvangstenboek.

In principe gebeuren de inschrijvingen in het dagontvangstenboek op dagelijkse basis voor het totaalbedrag en wordt er een uitsplitsing gemaakt volgens het btw-tarief van de goederen of diensten.

Indien je meerdere vestigingen hebt, moet je een apart dagontvangstenboek bijhouden per vestiging en periodiek het centralisatiedagboek bijwerken.

Individuele verrichtingen van meer dan 250 euro moeten steeds apart worden opgenomen. Bij sluitingsdagen of vakantiedagen voer je een nul registratie uit voor die specifieke dagen.

Goed om weten

Je mag beide dagboeken zowel op papier als in elektronische vorm bewaren maar voorwaarde is wel dat de gegevens naderhand niet kunnen worden gewijzigd. Een spreadsheet biedt deze garantie doorgaans niet. Een papieren dagboek mag ook niet losbladig zijn en dient genummerd te zijn.

Wanneer je correcties wil aanbrengen in een dagboek, zorg er dan voor dat de oorspronkelijke inschrijving steeds leesbaar blijft. Je kan de verkeerde gegevens bijvoorbeeld licht doorstrepen en onmiddellijk erna de correctie opnemen of een aantekening maken.

Maak je gebruik van een forfaitaire regeling inzake btw of een geregistreerd kassasysteem dan hoef je geen dagontvangstenboek bij te houden.

We bieden onze cliënten wel een sluitende digitale oplossing aan op basis van blockchain technologie: https://kasboek.makofisc.be/

Zorg voor een correcte en volledige registratie

Eigenlijk moet je steeds kunnen aantonen dat de gegevens die je opneemt in het kas- en dagontvangstenboek ook effectief overeenstemmen met de werkelijkheid. De boekhouding moet met andere woorden ten allen tijde controleerbaar en bewijskrachtig zijn zodat de fiscus op een correcte manier de belastbare inkomsten kan berekenen.

Dit betekent dat je de globale inschrijvingen die je opneemt, moet kunnen staven met individuele verantwoordingsstukken zoals kastickets en ontvangstbewijzen.

Anders loopt je het risico dat de boekhouding als niet bewijskrachtig wordt beschouwd.